Beginnen met Agile Scrum – Voorkom een valse start

Het besluit is genomen: “We gaan met Agile Scrum beginnen voor onze projecten!”. “Sneller, beter resultaat, binnen tijd en budget, en met minder documentatie meer doen.” en “Meer vrijheid binnen ons team om keuzes te maken en zelfsturend te zijn!” om maar eens wat verwachtingen te noemen. Helaas zien we met regelmaat dat organisaties na enkele maanden teleurgesteld Agile Scrum weer aan de kant schuiven. Jammer, want daarmee laat de organisatie kansen liggen. Wat is nou de oorzaak hiervan en hoe kunnen we deze problemen aanpakken?

Richard Weber geeft een lijst van 5 valkuilen bij het beginnen met Agile Scrum en hoe je hier als team en organisatie mee om kan gaan.

Het besluit is genomen: “We gaan met Agile Scrum beginnen voor onze projecten!”. “Sneller, beter resultaat, binnen tijd en budget, en met minder documentatie meer doen.” en “Meer vrijheid binnen ons team om keuzes te maken en zelfsturend te zijn!” om maar eens wat verwachtingen te noemen. Helaas zien we met regelmaat dat organisaties na enkele maanden teleurgesteld Agile Scrum weer aan de kant schuiven. “Het werkt niet binnen onze organisatie. Het resultaat valt zwaar tegen.” Jammer, want daarmee laat de organisatie kansen liggen. De oorzaak ligt meestal bij het onvoldoende voldoen aan de randvoorwaarden die Agile Scrum nu eenmaal nodig heeft om succesvol te zijn. Hieronder volgen 5 veelvoorkomende valkuilen wanneer men met Agile Scrum begint. Gelukkig zijn deze opstartproblemen inmiddels bekend en is er ook relatief eenvoudig wat aan te doen.

1) Agile Scrum vervangt PRINCE2®

Agile Scrum is een empirisch raamwerk: een beperkte set van regels waarin uitproberen, leren en finetunen centraal staan. Agile Scrum is geen projectmanagement, maar kan prima worden gebruikt als aanpak voor het opleveren/realiseren van het project. Het is dus niet of het één of het ander, maar eerder met welke aanpak – al dan niet in combi – bereiken we het doel van het project het snelst en het meest efficiënt. Stel daarom bij aanvang de kritische vraag: “Heeft dit project de beste kans van slagen als we de Agile Scrum aanpak volgen?”.

2) Documentatie kan achterwege blijven

Dat is inderdaad wat het Agile Manifesto lijkt te suggereren. Maar dat staat er niet. Het gaat om de nadruk. Documenteren om het documenteren is wat Agile Scrum koste wat het kost wil voorkomen. Maar enige documentatie zal altijd nodig blijven en wordt door Agile Scrum ook gewoon gezien als een aspect wat in een sprint moet worden gedaan, net als testen. Neem documentatie daarom op als integraal onderdeel van iedere user story of zet het als apart item op de backlog.

3) Implementatie is eenvoudig

De regels van Agile Scrum zijn eenvoudig. De Scrum core beslaat slechts 11 pagina’s. Maar daarin zit vervolgens wel veel denkwerk over de formulering en redenatie erachter. Implementatie op zich zal dus niet veel moeite kosten, maar het volgen van de regels en dat zeker de eerste tijd vol blijven houden is lastig. Er zijn altijd wel excuses te verzinnen om toch een regeltje los te laten en terug te vallen in oude werkwijzen. Het inslijten van nieuwe werkgewoontes kost tijd en zal in het begin dus ook veel aandacht en scherpte nodig hebben. Een ervaren Scrum Master die het team en de stakeholders begeleidt en scherp houdt wat Agile Scrum vraagt en waarom, helpt enorm.

4) Sprint-0 als specificatiefase

Agile Scrum kent in basis geen voorbereidings- of initiatiefase. Maar hoe komt dan de initiële Product Backlog tot stand? En wanneer wordt het team samengesteld en bijvoorbeeld de projectkamer ingericht? Dat is precies waar de zogenaamde “sprint-0” voor is ontstaan. Omdat bij aanvang nog veel onduidelijk is en in projecten toch vaak vanuit specificaties wordt gedacht, is de verleiding groot om sprint-0 daarvoor te gebruiken. Niet doen! De kans op terugval naar de oude werkwijze met alleen Scrum termen is zeer groot. Gebruik sprint-0 daarom alleen voor het samenstellen van het team, het inrichten van de werkomgeving en het maken van een initiële Product Backlog. Werk deze user stories vervolgens verder uit als “spikes” in de aankomende sprints.

5) Aanpassing van gedrag en houding is niet nodig

De regels van Agile Scrum zijn eenvoudig, maar de persoonlijke verandering is dat vaak niet. Agile Scrum vereist een andere denkwijze, mindset en houding. Een zelfsturend team vereist dat teamleden onderling zaken regelen. Dat betekent initiatief nemen, anderen aanspreken, sociale controle uitoefenen en open zijn over eigen fouten. Dat is eng en soms best confronterend. Zorg daarom voor een sfeer van veiligheid: fouten maken mag. We moeten het nog leren. Hou daarbij ook vast aan de Daily Scrums. Op een vast tijdstip met een vaste duur. Verplicht. De dagelijkse herhaling zorgt snel voor de onderlinge openheid en teamcohesie.

En dat zijn 5 valkuilen bij het beginnen met Agile Scrum. Je hebt nu in ieder geval een aantal handvatten voor een goede start! Denk je dat jouw organisatie klaar is om Agile Scrum te gebruiken?