Een project aanpakken met PRINCE2® en Scrum?

Met enige regelmaat vragen mensen “Kan ik Scrum ook gebruiken in mijn PRINCE2 projecten?” De meningen zijn hierover erg verdeeld. Richard Weber is een voorstander, want voor hem maakt het in principe niet uit met welke aanpak er wordt gewerkt; als het maar werkt. “Maar hoe doe ik dat dan?” is de vraag die dan direct volgt. Natuurlijk kun je niet zonder nadenken en afstemming beide raamwerken in elkaar schuiven. De kunst is de sterktes van beiden optimaal te benutten en dat hangt mede af van de organisatie, het soort project en de omstandigheden.

Daarom heeft Richard een stappenplan bedacht. Praktisch en handig, zonder veel tekst en uitleg.

Een project aanpakken met PRINCE2® en Scrum? Het kan in 5 stappen.

Met enige regelmaat vragen mensen mij “Kan ik Scrum ook gebruiken in mijn PRINCE2 projecten?” De meningen zijn hierover erg verdeeld. Persoonlijk ben ik voorstander, want voor mij maakt het in principe niet uit met welke aanpak er wordt gewerkt; als het maar werkt. “Maar hoe doe ik dat dan?” is de vraag die dan direct volgt. Natuurlijk kun je niet zonder nadenken en afstemming beide raamwerken in elkaar schuiven. De kunst is de sterktes van beiden optimaal te benutten en dat hangt mede af van de organisatie, het soort project en de omstandigheden.

Daarom heb ik het volgende stappenplan bedacht. Praktisch en handig, zonder veel tekst en uitleg.

1. Maak een aantal basisafspraken

• Wie vervult een rol in de stuurgroep?
• Wie is de projectmanager?
• Bespreek wat het project globaal inhoudt, hoeveel partijen erbij betrokken zijn en hoeveel (technische) interfaces/afhankelijkheden het eindproduct heeft of gaat krijgen.
• Kijk of het haalbaar is om leden van het projectteam zoveel mogelijk dedicated in te zetten en hen ook op één locatie als één projectteam dagelijks te laten samenwerken.

2. Stel vast dat het project zich leent voor Scrum als realisatieaanpak

• Gebruik alleen de volgende processen van PRINCE2: Opstarten van een Project, Sturen van een Project, Initiëren van een Project (Sprint 0!) en Afsluiten van een Project. De overige processen worden vervangen door de Sprints van Scrum.
• Bepaal dat de Projectmanager ook de rol van Product Owner vervult.
• Selecteer een Scrum Master die de rol van coach/facilitator/procesbewaker op zich neemt. Als de organisatie net begint met Scrum kan het inhuren van een Scrum Master een slimme keuze zijn.
• Stel een aansprekende Productvisie op: in welke behoefte voorziet het product (vgl. Business case op hoofdlijnen) en welke requirements en eigenschappen moet het product bezitten om daaraan te voldoen (Projectproductbeschrijving).
• Stem af wat de verwachte duur van het project, wat de kosten zijn en wat de duur van de Sprints gaat worden.
• Spreek af dat alle PRINCE2 toleranties op 0 staan en dat uitsluitend met de scope mag worden geschoven op basis van prioriteiten.
• Besluit hoe formeel/informeel Initiëren van een Project moet worden uitgevoerd met in het achterhoofd dat er met Scrum wordt gerealiseerd. Het Projectplan mag je in ieder geval overslaan. Die wordt vervangen door de Productbacklog met schattingen.
• Vergeet niet dat Sprint 0 ook een Sprint is met een deadline.

3. Voer Sprint 0 uit

• Spreek af wat de Definition of Done is voor het project (Acceptatiecriteria).
• Selecteer kandidaten voor deelname aan het project en laat hen zich aan elkaar voorstellen en uitleggen wat zij aan toegevoegde waarde voor het project zijn.
• Workshop de eisen, wensen, behoeftes om de Productbacklog (of Projectbacklog) te vullen.
• Prioriteer de Productbacklog en maak een grove inschatting van tijd en kosten.
• Richt de projectkamer/werkplekken in inclusief het Scrum Board.
• Zorg dat tooling beschikbaar is en gereed voor gebruik.

4. Voer de realisatiesprints uit

• Dit gebeurt geheel conform Scrum.
• Per Sprint een Scrum Planning, de Scrum Realisatie inclusief Daily Scrums en de Scrum Review/Retrospective.
• Vergeet niet dat documentatie ook als item op de Productbacklog kan worden geplaatst.

5. Rond het project af

• Dit gebeurt geheel conform PRINCE2, met als uitzondering dat dit NA de laatste realisatiesprint is.
• Lever nazorg: issues die pas na ingebruikname zichtbaar worden moeten worden opgelost.
• Draag het product over aan beheer, onderhoud, exploitatie.
• Evalueer het project en het proces in het project.

Nog een aantal tips

Hoewel het simpel klinkt zijn er wel een paar puntjes om op te letten:

• Stuurgroep: zorg voor vertrouwen
• Product Owner: zorg voor duidelijkheid wat de Productbacklogitems zijn
• Product Owner: laat de inhoudelijke realisatie echt over het team (let go)
• Scrum Master: zorg dat iedereen in zijn rol blijft
• Team: hou elkaar scherp
• Team: zorg dat de Daily Scrum niet verslapt

Uiteraard ben ik nieuwsgierig wat jullie commentaren, opmerkingen en suggesties voor verbetering zijn. Voel je vooral vrij om hiermee te spelen. Geheel in lijn met de geest van PRINCE2® (op maat maken) en Scrum (empirisch)!