Welke projectmethode ga je nu weer aanpakken? Deel 2

Het aantal projecten in de organisaties neemt eerder toe dan af. En op iedere manier is er wel iemand die zegt: Dat doe je helemaal niet goed! Het moet anders! Dan moet het PRINCE2, dan gebruiken we Scrum, de ene roept Agile, de andere Lean. Wat is nu wat? Hoe kun je in het woud van al deze methodieken vinden wat je nodig hebt?

In deze tweedelige serie ga ik het hebben over de projectmethodes. In dit tweede deel behandel ik of een projectmethode hét antwoord is en het toepassen hiervan. Net als bij deel één komen er aan het eind 5 korte tips aan de orde om een projectmethode op de goede manier toe te passen.

Het aantal projecten in de organisaties neemt eerder toe dan af. En op iedere manier is er wel iemand die zegt: Dat doe je helemaal niet goed! Het moet anders! Dan moet het PRINCE2, dan gebruiken we Scrum, de ene roept Agile, de andere Lean. Wat is nu wat? Hoe kun je in het woud van al deze methodieken vinden welke projectmethode je nodig hebt?

In deze tweedelige serie ga ik het hebben over de projectmethodes. Het eerste deel ging over de vele projectmethodes en het kiezen van de juiste projectmethode. Dit tweede deel zal behandelen of een projectmethode het antwoord is en het toepassen hiervan. Aan het eind van elk deel geef ik 5 korte tips om een projectmethode op de goede manier toe te passen.

Projectmethode, de heilige graal?

Lost een projectmethode  alle projectproblemen op? Het antwoord zal heel kort zijn: Nee. Het gezonde verstand zal altijd richting moeten geven aan de vorm van het project. Maar waarom gebruiken we dan een projectmethode? Hoe helpt het een project? De verschillende projectmethodes zijn gebaseerd op de jarenlange ervaring van honderden projectmanagers en helpen om op de juiste momenten keuzes  te maken of om na te denken over cruciale projectzaken. Daarmee vormt het in de handen van een minder ervaren projectmanager een stevig houvast om een project op te pakken en te beheersen.

Ook voor ervaren projectmanagers kan het dienen als een stevige checklist of er niets vergeten is. Daarbij hebben projectmethodes een groot voordeel ten opzichte van het ‘ieder doet het zoals hij het wil’. De kennis is overdraagbaar, toetsbaar, het geeft een gemeenschappelijk kader en we spreken een zelfde jargon. Door deze kennis met elkaar toe te passen worden projecten vergelijkbaar en leren we meer voordeel te halen uit de lessen van projecten. Dit geeft meer grip op de Plan-Do-Check-Act van de organisatie en geeft aan dat we beheersbaar van A naar Beter gaan.

Projectmethode als gereedschappen

Het verschil van de projectmethodes zit hem in de mate van vrijheid in het vinden van een plan (waterval, PRINCE2, PMW), het vinden van een manier waarop (PMC) of het vinden van de juiste oplossing of resultaat (Agile, Scrum). In elke techniek zit dan ook specifiek gereedschap om hier een goede basis te leggen die we gebruiken om een resultaat zeker te stellen. Doorgaans wordt de minste vrijheid ervaren in de waterval en de meeste vrijheid in Scrum. Maar is dat ook zo?

De essentie zit het gegeven: Hoe secuur kunnen we vooraf exact bepalen wat we maken en hoe we dat maken? Is het project eenvoudig en van korte duur, dan kan waterval een uitstekende manier zijn om je project te doen. Een ontwerp maken, bouwen van de oplossing, testen en opleveren kan soms in dagen of weken klaar zijn. Maar sommige projecten zijn juist complexer, meer of minder formeel of moeten voldoende voordelen geven binnen een vastgestelde tijd en budget. Dan is een andere projectmethode of combinaties van verschillende projectmethodes een goed alternatief.

Bij de meer formele manieren van projectmanagement wil het management weten wat ze krijgen, voordat ze mensen en middelen aan projecten meegeven. Deze middelen moeten efficiënt en effectief worden ingezet om zo zeker te stellen dat we krijgen wat we nodig hebben. Maar soms is dit niet goed genoeg. Kunnen we voldoende ver vooruit kijken? Weten we al exact wat we over 3 tot 5 jaar nodig hebben?

Soms niet! Dan is waterval vaak verlammend. Soms moeten we ons meer schikken naar de formele kanten van de organisatie en zien we PRINCE2 als een projectmethode die hier goed op aansluit. Ook hebben we dan meer vrijheid nodig om in het project dingen op te pakken en dingen los te laten en zo de scope van het project te laten meebewegen op de wensen en tevredenheid van de klant. Deze meer wendbare technieken komen we tegen in de Scrum en Agile.

In korte tijdsperioden bepalen wat we oppakken, wat meteen vertaalt naar bruikbare onderdelen of producten die we eventueel kunnen uitleveren vanuit het project. Door deze onderdelen dan verder te ontwikkelen kunnen we per periode bepalen wat er bij moet of wat niet verder hoeft te worden ontwikkeld. Zo houden we meer grip op de mensen en middelen en zien we het resultaat nog wel eens veranderen door de nieuwe inzichten die gaandeweg ontstaan.

Top 5 tips

1. Beoordeel goed welke mate van formaliteit wenselijk of nodig is in je organisatie.
2. Leer vertrouwen op de mensen in het project en bouw hier aan.
3. Bepaal het resultaat en de weg met elkaar en pas de projectmethode hier op aan waar nodig.
4. Zoek altijd naar de beste meerwaarde voor het bedrijf en stuur daar op.
5. Werk aan enthousiasme en deel de trots over resultaten!

Hiermee sluiten we deze tweedelige serie over projectmethodes af.

Met welke projectmethode(s) heeft u al gewerkt? Waar loopt u nog wel eens tegenaan? Of heeft u andere vragen of opmerkingen? Laat hieronder een reactie achter!