Portfoliomanagement als luchtverkeersleiding over veranderingen

Alle veranderingen, bedrijfsmatig of persoonlijk, kunnen pas plaatsvinden als de wil er is. Als de wil om iets te doen groter is dan de wens het zo te laten, komen we in beweging. Stoppen met roken, meer gaan sporten, gewicht kwijtraken, we herkennen dit vast allemaal. Bedrijfsmatige veranderingen zijn precies zo. Waar moet je rekening mee houden als je wil veranderen?

Rolf Teekens vertelt stap voor stap waar je rekening mee moet houden en geeft tips om veranderingen zo goed mogelijk toe te passen, zodat je 2015 met vertrouwen tegemoet kan gaan?

Het jaar is bijna afgelopen. Bijna automatisch denk ik dan terug aan wat er dit jaar allemaal is gedaan, hoe we dit hebben bereikt, wat we daaruit hebben geleerd en hoe we dit willen vertalen naar volgend jaar. Dit deel van het jaar staat de Deming cirkel dus iets gedraaid. En zelf denk ik dat we dit jaar meer hebben geleerd dan ooit. En hoe gaan we daarmee 2015 met vertrouwen tegemoet?

Leren uit ervaring

Door de jaren heen heb ik vaak projecten en trainingen verzorgt binnen de overheid. De overheid heeft een unieke eigenschap als het gaat om leren uit ervaring: Wij mogen allemaal delen in deze lessen. Nadeel is dat dit in de media gebeurt en dat iedereen hier meteen een mening over heeft. Of je nu de ICT hoorzittingen op YouTube gaat kijken of het rapport van Commissie Elias leest, we krijgen een beeld dat de overheid er een potje van maakt. Maar is dat ook zo? Of zien we alleen wat er misgaat en hebben we het beeld dat dit daar ook alleen misgaat? Veel projecten in commerciële bedrijven gaan ook volgens deze weg. Maar daar hoor je bijna nooit iets van, deze bedrijven delen graag alleen hun successen. Maar leren ze ook van hun eigen projecten? Of van die van de overheid?

Start van de veranderingen

Alle veranderingen, bedrijfsmatig of persoonlijk, kunnen pas plaatsvinden als de wil er is. Als  de wil om iets te doen groter is dan de wens het zo te laten, komen we in beweging.  Stoppen met roken, meer gaan sporten, gewicht kwijtraken, we herkennen dit vast allemaal. Bedrijfsmatige veranderingen zijn precies zo. Wie wil er iets veranderen, en wil dit zo graag dat hij of zij de rug strekt en er voor gaat staan. Niet omdat het 1 januari is, niet omdat we jaarplannen maken, maar omdat we het willen bereiken omdat het ons gaat helpen. Belangrijk is dan ook de factor leiderschap en een verlangen om iets te doen. Want als we een verlangen hebben om iets te gaan bereiken, willen we er tijd voor maken. Dan voelen we geen ‘sense of urgency’ maar een sterke persoonlijke connectie met wat we willen bereiken. Dan is er geen excuus meer, enkel maar het vinden van een weg.

Structuur als houvast

Door de jaren heen heb ik gemerkt dat het aanbrengen van structuur helpt om de eerste stappen te zetten. Door dit verder te oefenen krijg je inzichten en vaardigheden die je helpen te groeien. Net als leren lopen of fietsen. Je hebt in het begin houvast, langzaam is dat niet meer nodig, dan doorzie je hoe het werkt en kun je zelf verder komen. Dan groei je! Structuur voor je werk, met name in veranderingen, helpt dan ook om een goede start te maken. Of dit nu om projecten gaat met PRINCE2®, Programma’s met MSP®, voor een project-, programma- of portfolio-ondersteuning met P3O®, of gericht op het besturen van portfolio’s van projecten met MoP®.

Leren met vallen en opstaan

Na de structuur komt er vaardigheid. Leren werken met het gereedschap, inzien hoe je een zelflerende organisatie inricht en stuurt op de veranderingen door de tijd heen. Er is al veel groei geweest in projecten en programma’s, maar de groei in portfoliomanagement blijft achter. Terwijl hier het zelflerende vermogen en verandervermogen van de organisatie zit. Hierin worden ambities gewogen, uitvoering gemonitord en worden baten verzilverd. Deze manier van sturen vergelijk ik in trainingen met een soort luchtverkeersleiding voor projecten en programma’s binnen bedrijven. Hier worden de projecten bekendgemaakt, gewogen, op een globale planning gezet en wordt dit gemonitord. Hiervandaan kan er goed worden bijgestuurd in complexe omgevingen of bij veel ambities. Door periodiek dit opnieuw te wegen en te sturen wordt het portfolio aan belangrijke projecten gerealiseerd. Management of Portfolio is passend als structuur om dit te doen en past ook binnen de aanbevelingen van de Commissie Elias. Een goede start en een degelijke opzet. En wat gaan jullie er mee doen?

5 tips:

1. Begrijp wat er allemaal op je afkomt
2. Orden de diverse projecten en veranderingen
3. Prioriteer op basis van belang, tijd en kosten
4. Zorg voor voldoende balans in reguliere processen en veranderingen in projecten
5. Plan daadkrachtig, maak keuzes en ga ervoor! Wees ook bereid daarin te leren