Ik wil draagvlak creëren!

In projecten en tijdens trainingen hebben we nog wel eens discussie over houding van diverse mensen in projecten. Vaak horen we verhalen over draagvlak, maar wat is draagvlak nu eigenlijk? Is het genoeg?

Draagvlak in projecten is ‘het willen steunen van de projectdoelen en de te behalen resultaten’. Maar veelal wordt draagvlak in 1 adem genoemd met begrippen als ‘betrokkenheid’ en ‘commitment’. En ja, we hebben allemaal wel een beeld bij die woorden, maar hebben we het over het zelfde?

Rolf Teekens bespreekt wat draagvlak is, hoe je het creëert en waar je op moet letten.

In projecten en tijdens trainingen hebben we nog wel eens discussie over houding van diverse mensen in projecten. Vaak horen we verhalen over draagvlak, maar wat is draagvlak nu eigenlijk? Is het genoeg?

Draagvlak in projecten is ‘het willen steunen van de projectdoelen en de te behalen resultaten’. Maar veelal wordt draagvlak in 1 adem genoemd met begrippen als ‘betrokkenheid’ en ‘commitment’. En ja, we hebben allemaal wel een beeld bij die woorden, maar hebben we het over het zelfde?

Bij draagvlak gaat het vaak over groepen mensen of afdelingen als geheel. Soms zelf al bedrijf. Maar wat is de waarde van een afdeling als we dit op basis van persoonlijke inzet of betrokkenheid moeten gaan afspreken? Juist, draagvlak is een groepsnorm maar dat is in veel gevallen meteen de valkuil.

Ik heb eens tijdens een directie overleg het voorstel voorbij horen komen van een nieuw initiatief om de organisatie beter op de kaart te zetten. Hiervoor was een project nodig. De betreffende manager vroeg of de directie voor was en het antwoord was unaniem ja. Dit werd gezien als draagvlak. Maar wat zegt dit draagvlak? Begrijpen we wat dit voor individuele afdeling en mensen gaat betekenen? Zien we een gezamenlijke inspanning en verplichting hier? Nee, draagvlak was hier een ‘ja’, maar ik hoorde in de volgende stilte mensen denk: ‘als wij er maar geen last van hebben’.

De manager die het inbracht kwam enthousiast het overleg uit. Dit willen zij dus ook! De weken erna waren voor deze manager een ontdekkingstocht in het vertalen van draagvlak naar commitment. Ze wilden het wel, maar niemand wilde hier wat voor doen of laten. Draagvlak wordt soms gezien als ‘men is niet tegen’.

Wat is draagvlak precies?

Maar hoe gaan we dan de juiste houding bereiken? Door het persoonlijk te maken. Niet een groepsnorm, maar een persoonlijke, sterke betrokkenheid bij het doel en de benodigde resultaten. Het bereiken van dit doel kan moeite kosten, je moet iets van jezelf er in leggen. Dan is het waardevol en ben je gecommitteerd. Het is cruciaal dat beslissers in projecten deze mate van commitment afgeven, want dit laat krachtig leiderschap zien aan de medewerkers in het project. Dit laat zien dat deze mensen het echt belangrijk vinden.

Daarna moeten de mensen die minder beslismacht hebben op de juiste manier betrokken worden. Betrokken is meewerken, interesse hebben in en bemoeienis nemen met. Dit laat zien dat we proactief bezig zijn met het werken aan resultaten. Hoe meer betrokken de projectmedewerkers zich voelen vanuit zichzelf, hoe beter dit vertaalt naar zelfsturende en verantwoordelijke teams. Ook hier is betrokkenheid weer een persoonlijke verbondenheid, niet een groepsnorm.

Er is echter een vorm van verbintenis aan het doel die met enige voorzichtigheid moet worden behandeld. Deze houding is vaak omschreven als een enorme gedrevenheid vanuit de beslisser zelf en zou dan ook als positief moeten worden gezien. Het woord waar ik aan denk is ‘prestige’. Deze houding kan veel goeds doen voor het bedrijf, maar kan ook worden gebruikt voor de eigen doelstelling van de beslisser, in plaats van de doelen van de organisatie. De persoon die prestigieus is en met zijn doelen een belangrijke nalatenschap wil bereiken voor het bedrijf is niet een gevaar.

Maar deze prestige kan ook worden gebruikt voor persoonlijk gewin. Hierin zijn de doelen van het project anders dan de doelen van de beslisser. Daarom is het goed om zeker te stellen dat de doelen van deze ambitieuze jagers worden afgestemd op de behoefte en mogelijkheden van het bedrijf.

Conclusie van het verhaal is dat we de juiste mensen in de juiste houding weten mee te krijgen. Dat we goed weten hoe we hun persoonlijke betrokkenheid en commitment weten te koppelen aan de projectdoelen en resultaten. Dat we helder hebben wat het voor de mensen inhoud en wat we er voor moeten doen en laten. Geen mooie verhalen, maar duidelijkheid. En als ze het dan liever toch niet doen of anders willen oplossen? Bepaal dan een gezamenlijke manier om dit wel te doen of stop het project. Ga niet trekken aan een dood paard als niemand het echt belangrijk vindt. Geeft de opdracht terug en geef aan waarom.

Wat zijn jouw tips voor het creëren van draagvlak?