5 tips om de relatie met je opdrachtgever te verbeteren!

Hoewel we in projecten vroeg starten om de opdrachtgever en projectmanager te benoemen, zien we dat ze elkaar niet altijd goed begrijpen. Toch hebben ze elkaar hard nodig. Hoe kan de projectmanager de relatie met de opdrachtgever verbeteren? Hoe zorg je voor een goede samenwerking tussen deze twee partijen?

Met vijf tips legt Rolf Teekens uit hoe je de band en omgang met je opdrachtgever soepeler kan laten verlopen.

Hoewel we in projecten vroeg starten om de opdrachtgever en projectmanager te benoemen, zien we dat ze elkaar niet altijd goed begrijpen. Toch hebben ze elkaar hard nodig. Maar hoe zien we elkaar dan? Projectmanagers vinden veel opdrachtgevers onduidelijk, besluiteloos en ze krijgen voor hun gevoel te weinig tijd om echt een goede band op te bouwen. Opdrachtgevers hebben ook vaak hun beeld bij de projectmanager. Projectmanagers luisteren niet, maar praten vooral, ze zijn koppig en hebben te snel een eigen oordeel over wat ze denken te moeten doen. En een leuke samenwerking is geboren.

Hoe kan de projectmanager de relatie met de opdrachtgever verbeteren? Ik heb vijf tips om de band en omgang met je opdrachtgever soepeler te laten verlopen.

Tip 1

Opdrachtgevers zijn niet toevallig daar gekomen waar ze nu zitten. Wat het ook is geweest wat ze daar heeft gebracht, respecteer dat en probeer opdrachtgevers niet te veranderen. Ook heeft het geen zin om te denken wat je opdrachtgever zou doen, vraag het gerust! Dit geeft vertrouwen in een volwassen dialoog.

Tip 2

Ga in gesprek met je opdrachtgever om te ontdekken hoe hij/zij hun rol ziet, de rol van projectmanager in het project, wat zijn hoop en verwachting is van het project en waar zijn voornaamste beren op de weg zijn. Doe dit als gelijkwaardige gesprekspartner. Soms zien we dat opdrachtgevers dominant kunnen zijn in hun benadering. Ga hier ook krachtig mee om. Ga ‘naast’ hem staan in plaats van ‘onder’ hem. Dan ontstaat er meer samenwerking. Ook het praten in de ‘wij’ vorm kan hierin erg helpen. Bijvoorbeeld: “Hoe kunnen wij er voor zorgen dat dit project succesvol wordt?”

Tip 3

Begrijp dat je opdrachtgever niet altijd interesse heeft in je project. Hij wil het project niet, hij wil de resultaten en doorgaan in de lijnorganisatie. Focus op wat de opdrachtgever wel raakt, hoe om te gaan met risico’s en richt je op voortgang. Inhoudelijke zaken heeft hij toch een projectmanager voor?

Tip 4

Begrijp dat opdrachtgevers en beslissers een hekel hebben aan verrassingen. Bereid ze voor op mensen die klagen en hun aanspreken nog voor dat hij het ervaart. Dat laat zien dat je het spel van het project overziet en doorhebt. Dit geeft vertrouwen in de samenwerking. Neem van tijd tot tijd door wat het project aan impact in de organisatie heeft en zorg dat je open bent over de onrust die dat geeft, zonder dat je teveel details over inhoudelijke problemen geeft. Leg ook uit wat je hier mee doet om hier richting aan te geven, zonder jezelf te verkopen als project’super‘manager.

Tip 5

Laat opdrachtgevers ook hun aandeel in het project nemen. Bespreek wat je wel en niet kunt doen en spreek af waar hij deuren kan openen en benut die mogelijkheden volledig. Het niet gebruiken van open deuren zal resulteren in het afnemen van vertrouwen dat je met de juiste dingen bezig bent. Lukt iets niet, ga dan met open vizier de communicatie met je opdrachtgever opzoeken en vraag wat hij zou doen.

Opdrachtgevers en projectmanagers, ze hebben elkaar nodig en moeten met elkaar leren werken. Wat zijn jouw tips om de relatie met je opdrachtgever te verbeteren? We horen ze graag!